PERATURAN PERUDANGAN KEARSIPAN NEGARA RI:
PERATURAN PERUNDANGAN KEARSIPAN REPUBLIK INDONESIA
UNDANG-UNDANG NOMOR 7 TAHUN 1971 TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
Menimbang:
a. bahwa untuk kepentingan generasi yang akan datang perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar, dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia di masa yang lampau, sekarang dan yang akan datang dan berhubungan dengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok tentang kearsipan.
b. bahwa dalam rangka meningkatkan penempurnaan administrasi aparatur negara, khususnya di bidang kearsipan, materi yang terdapat dalam undang-undang nomor 19 Prps. Tahun 1961 perlu ditinjau kembali dan disesuaikan dengan perkembangan keadaan.
Mengingat
1. pasal 5 ayat (1) jo, pasal 20 ayat (1) Undang-undang Dasar 1945:
2. Undang-undang Nomor 5 tahun 1969 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1969 Nomor 36);
Dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Gotong Royong
Memutuskan:
Mencabut:
Undang-undang No. 19 Prps Tahun 1961 Nomor 310.
Menetapkan UNDANG-UNDANG TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN KOKOK KEARSIPAN:
BAB I
KETENTUAN-KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan “arsip” ialah:
a. naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan:
b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan berkebangsaan.
Pasal 2
Fungsi arsip membedakan:
a. arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negera.
b. arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Pasal 3
Tujuan kearsipan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertangungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
BAB II
TUGAS PEMERINTAHAN
Pasal 4
(1) Arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini adalah dalam wewenang dan tanggung jawab sepenuhnya dari pemerintah.
(2) Pemerintahan berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf b Undang-undang ini sebagai bukti pertanggungjawaban nasional yang penguasaannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.
Pasal 5
Dalam melaksanakan penguasaan termaksud dalam pasal 4 Undang-undang ini pemerintahan berusaha menertibkan:
a. penyelenggaraan arsip-arsip nasional
b. pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, serta penggunaan arsip statis.
Pasal 6
Pemerintahan mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional dengan menggiatkan usaha-usaha:
a. penyelenggaraan kearsipan yang membimbing ke arah kesempurnaan;
b. pendidikan kader ahli kearsipan;
c. penerangan/kontrol/pengawasan;
d. perlengkapan-perlengkapan teknis kearsipan; dan
e. penyelidikan-penyelidikan ilmiah di bidang kearsipan pada umumnya.
Pasal 7
(1) Pemerintahan mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan tenaga ahli kearsipan.
(2) pemerintahan mengatur kedudukan hukum dan kewenangan tenaga ahli kearsipan.
(3) Pemerintah melakukan usaha-usaha khusus untuk menjamik kesehatan tenaga ahli kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.
BAB III
Pasal 8
Untuk melaksanakan tugas termaksud dalam Pasal 5 Undang-undang ini pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari:
(1) Unit-unit kearsipan pada lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah pusat dan daerah.
(2) a. Arsip nasional di ibukota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.
b. Arsip nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
BAB IV
KEWAJIBAN KEARSIPAN
Pasal 9
(1) Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat.
(2) Arsip Nasional Daerah menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga negara dan Badan-badan Pemerintah Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat daerah.
(3) Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah penyimpanan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan swasta dan atau perorangan.
Pasal 10
(1) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat maupun Daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara, dan meyelamatkan arsip sebagaimana dimaksdu pada pasal 2 huruf a Undangl-undang ini.
(2) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat wajib menyerahkan naskah-naskah arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Pusat.
(3) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Daerah serta Badan-badan Pemerintahan Pusat di tingkat daerah, wajib menyerahkan naskah-naskah arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b undang-undang ini kepada Arsip Nasional Daerah.
BAB V
KETENTUAN PIDANA
Pasal 11
(1) Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini dalapt dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
(2) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ke tiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidanan penjara seumur hidup atau pidanan penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
(3) Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) pasal ini adalah kejahatan
BAB VI
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 12
Hal-hal yang belum diatur dalam undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan peraturan perundangan.
Pasal 13
Undang-undang ini mulai berlaku pada tangga diundangkan. Agar supaya setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaga Negara Republik Indonesia.
Disahkan di Jakarta
pada tangga 18 Mei 1971
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
ttd.
SOEHARTO
JENDRAL TNI
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 18 Mei 1972
SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
ttd
ALAMSJAH
LETNAN JENDRAL TNI
LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 1971 NOMOR 32
PENJELASAN ATAS UNDANG-UNDANG NOMOR 7 TAHUN 1971 TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
PENJELASAN UMUM
Uunti kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar, dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan Pemerintahan Negara pada khususnya, baik mengena masa lampau, masa sekarang, dan masa yang akan datang.
Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang termasuk bidang kearsipan dalam arti yang seluas-luasnya. Sebelum ditetapkannya undang-undang ini sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan kebutuhan administrasi yang sudah maju.
Berhubung dengan itu atas dasar pertimbangan tersebut di atas dan sesua dengan ketentuan pasal 2 Undang-undang No. 5 Tahun 1969 serta surat Pimpinan Majelis Permusyawaratan Rakyat Sementara No. A9/1/24/MPRS/1967, maslaah kearsipan itu perlu diatur kembali dalam Undang-undang No. 19 Prps Tahun 1961.
Adapun penyelenggaraan daripada pelaksanaan ketentuan-ketentuan menurut Undang-undang ini ditentukan dan diatur dalam peraturan-peraturan perundangan. Hal tersebut dimasudkan agar senantiasa terbuka kemungkinan untuk mengikuti perkembangan kehidupan bangsa serta perkembangan penyelanggaraan Pemerintah dan administrasi negara secara teratur dan tepat. Salah satu usaha untuk melaksanakan ketentuan-ketentuan Undang-undang ini, dibentuk Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai organisasi inti dan unit-unit kearsipan lainnya yang terdapat di seluruh Lembaga-lembaga Negara dan Aparatur peemrintah.
PENJELASAN PASAL DEMI PASAL
Pasal 1
Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalambentuk corak bagaimana pun juga dari sesuatu arsip dalam pasal ini adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan dindengar seperti halnya hasil-hasil rekamaan, film dan lain sebagainya.
Yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubngan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Dalam pasal ini ditegskan pula perbedaan antara fungsi arsip dalam tata pemerintahan (huruf a) dan fungsi dalam kehidupan nasional (huruf b). Hakikat dari perbedaan ini terdapat dalam pasal 4 yakni pengamanan dari pertanggungjawaban di bidang nasional dan di bidang pemerintahan.
Dengan lembaga-lembaga negara dimaksudkan lembaga-lembaga negara seperti ditetapkan dalam Undang-undang Dasar 1945.
Sedangkan yang dimaksud dengan badan-badan pemerintahan ialah:
a. seluruh aparatur pemerintah, termasuk dalam hal ini perusahaan-perusahaan yang modalnya untuk sebagian atau seluruhnya berasal dari pemerintah, dan
b. badan-badan pemerintah yang akan/sudah dilebur pada waktu Undang-undang ini dikeluarkan.
Pasal 2
Arsip merupakan suatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan. Pasal 2 ini menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti arsip secara fungsional, yakni:
a. arsip ninamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurutkan fungsinya; dan
b. arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi, khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintah.
Adakalanya perlu sekali ditentukan secara tegas tentang cara-cara penilaian arsip-arsip menurut fungsinya ini, baik tentang penentuan nilai dan arti menurut usia/jangka waktu dan ataupun menurut evaluasi daya gunanya. Cara-cara penilaian tersebut akan diatur lebih lanjut dalam peraturan perundangan.
Perbedaan fungsi ini menjadi dasar dalam pelaksanaan tugas dan penguasaannya oleh Pemerintah sebagai ternyata dalam pasal 5 dan dasar organisasi kearsipan nasional seperti ternyata dalam pasal 8 yang sebagi keseluruhan tercakup dalam pasal-pasal 3,6, dan 7.
Pasal 3 cukup jelas
Pasal 4 dan 5
Pemerintah menguasai arsip-arsip sendiri secara menyeluruh sesuai dnegan fungsinya dalam pasal 2 (huruf a) dan (huruf b) undang-undang ini. Penguasaan itu dilaksanakan dengan cara-cara sebagai berikut:
a. penyelenggaraan tata kearsipan di seluruh aparatur
b. menentukan syarat-syarat pengamanan arsip-arsip, termasuk dalam hal ini naskah-naskah:
1. yang diterima oleh dan atau terjadi karena pelaksanaan kegiatan perorangan/badan-badan swasta yang secara hukum sudah beralih kepada Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan;
2. yang karena perjanjian ataupun berdasarkan ketentuan-ketentuan lain atau ketentuan-ketentuan sebelumnya telah berada dalam tanggung jawab pusat-pusat penyimpanan arsip yang telah ditentukan oleh pemerintah;
3. Yang merupakan reproduksi dalam bentuk apapun daripada arsip yang dimaksud dalam pasal 1 huruf a
Pasal 6 dan 7 cukup jelas.
Pasal 8
Dalam organisasi ini kearsipan terdapatlah perbedaan asasi yang ditentukan dalam pasal 2, yaitu:
a. arsip dinamis
b. arsip statis/abadi
Arsip dinamis adalah arsip-arsip aparatur pemerintahan/negara yang berada dalam lingkukngan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dan secara fungsional masih aktuil dan berlaku, tetapi menuju ke arah pengabdian sesuai dnegan fungsi, usia, dan nilainya. Organisasi daripada arsip dinamis ini berada dalam lebaga-lembaga/badan-badan pemerintahan yang bersangkutan.
Untuk arsip statis/abadi (pasal 2 huruf b) dibentuk organisasi kearsipan yang berintikan Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pusat penyimpanan (penyelamatan, pengolahan, dan penyediaan) bahan bukti seluruh pertanggungjawaban pemerintah maupun bangsa, bahwa karena itu Arsip Nasional di samping kewajibannya melaksanakan tujuan sebagai termaktub dalam pasal 3 Undang-undang ini, berkewajiban pula untuk mengolah dan menyediakan bahan-bahan bukti itu guna keperluan ilmiah. Sesuai dnegan luasnya daerah Republik Indonesia dan tata Pemerintahan Republik Indonesia, di tiap-tiap ibukota Daerah Tingkat I atau Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I di bentuk pula Arsip Nasional Daerah.
Segala sesuatu yang bersangkutan dengan organisasi kearsipan ini akan diatur lebih lanjut dngan lperaturan tersendiri.
Pasal 9 dan 10 cukup jelas
Pasal 11
Istilah “memiliki” dalam ayat (1) pasal ini ialah sikap perbuatan sebagai pemilik yang syah terhadap sesuatu barang yakni sikap perbuatan menguasai barang itu seolah-olah ia pemilik ylang dengan demikian ia dapat berbuat sekehendak hatinya atas barang tersebut. Dalam hal ini tidak dipersoalkan perbuatan-perbuatan yang mendahului pemilikan tersebut. Hal-hal ini telah ditampung dalam ketentuan Kitab Undang-undang Hukum Pidana.
Pasal 12 dan 13 cukup jelas
TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 2964
B. KEPUTUSAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA NO.26 TAHUN 1974
KEPUTUSAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 26 TAHUN 1974
TENTANG
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
Menimbang:
bahwa dalam rangka perkembangan serta pelaksanaan peningkatan tugas, dipandang perlu untuk menetapkan kembali kedudukan, tugas pokok, fungsi, dan organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia yang telah diatur dalam keputusan Menteri Pertama Republik Indonesia Nomor: 406/M.P/1961 tanggal 19 Oktober 1961.
Mengingat:
1. Pasal 4 ayat (1) Undang-undang Dasar 1945;
2. Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara No. 2964)
3. Keputusan Presiden Nomor 9 Tahun 1973.
Memutuskan:
Dengan mencabut Keputusan Menteri Pertama Republik Indonesia Nomor: 406/M.P/1961 tanggal 19 Oktober 1961.
Menetapkan:
KEPUTUSAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA TENTANG ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.
BAB I
KEDUDUKAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Pasal 1
KEDUDUKAN
Arsip Nasional Republik Indonesia adalah Lembaga Pemerintahan Nondepartemen yang berkedudukan di ibukota Republik Indonesia dan berada langsung di bawah serta tanggung jawab kepada presiden.
Pasal 2
TUGAS POKOK
Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh kearsipan nasional untuk menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan sebagai bahan bukti sejarah perjuangan bangsa.
Pasal 3
FUNGSI
Dalam rangka pelaksanaan tugas pokoknya, Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut:
a. menyelenggarakan kegiatan-kegiatan penelitian dalam rangka usaha pengembangan kearsipan nasional.
b. mengembangkan dan membina tatakearsipan dinamis;
c. menyelenggarakan pembinaan tenaga kerja dan ahli kearsipan melalui pendidikan dan latihan;
d. menampung, menyimpan, dan merawat arsip-arsip statis yang diserahkan oleh lembaga-lembaga Negara, Badan-badan Pemerintahan, dan Badan-badan lainnya;
e. mengusahakan untuk mengamankan dan menampung arsip-arsip statis dari badan-badan swasta dan perorangan, yang dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan mempunyai nilai dan arti penting sebagai bahan bukti sejarah dan bahan pertanggungjawaban nasional;
f. mengolah dan mengatur arsip-arsip yang telah diserahkan untuk dapat disediakan dan digunakan bagi kegiatan pemerintahan, penelitian, dan kepentingan umum;
g. menyelenggarakan hubungan dan kerja sama dengan badan-badandi dalam dan di luar negeri sesuai dengan kebijaksanaan pemerintah dan menurut peratuuran-peraturan yang berlaku.
BAB II
WEWENANG
Pasal 4
Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai wewenang untuk menyelenggarakan koordinasi, bimbingan, dan pengawasan teknis terhadap pelaksanaan dan penyelenggaraan tata kearsipan dan terhadap pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
BAB III
STRUKTUR ORGANISASI DAN TATAKERJA
Pasal 5
Organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia terdiri dari:
a. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
b. Pusat Konservasi Kearsipan
c. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan
d. Pusat Pendidikan dan Pelatihan kearsipan
e. Sekretariat
f. Staf ahli
g. Perwakilan-perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia di daerah-daerah.
Pasal 6
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung-jawab kepada presiden.
Pasal 7
1. Pusat konservasi kearsipan mempunyai tugas untuk melaksanakan penyimlpanan, perawatan, penataan, pengolahan, dan pengaturan arsip-arsip statis yang telah diserahkan kepadanya, menyelenggarakan penelitian ilimiah dan umum.
2. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan mempunyai tugas untuk menyelenggarakan penelitian dalam rangka usaha mengembangkan dan memajukan teknik dan tata kearsipan, emmberikan bimbingan dan melaksanakan pengawasan teknis terhadap pelaksanaan tatakearsipan dan ketentuan-ketentuan peraturan di bidang kearsipan;
3. Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan mempunyai tugas untuk merencanakan dan menyelenggarakan pendidikan dan latihan tenaga-tenaga kerja dan ahli kearsipan dan melaksanakan koordinasi kegiatan-kegiatan di bidang pendidikan latihan kearsipan;
4. Tiap Pusat dipimpin oleh sorang kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
5. Tiap pusat terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) bidang, dan tiap bidan gterdiri dari sebanyak-banyaknya 3 (tiga) subbidang, yang susunannya dan tugasnya diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara.
Pasal 8
1. Sekretariat Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan unsur pembantu pimpinan dan mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi umum yang meliputi:
a. tata usaha kantor;
b. tatakepegawaian;
c. urusan dalam;
d. tatakeuangan;
2. Sekretariat Arsip Nasional Republik Indonesia dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya dibantu dan membawahi kepala-kepala bagian dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
3. Sekretariat Arsip Nasional Repulik Indonesia terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) bagian, dan tiap bagian terdiri dari sebanyak-banyaknya 3 (tiga) subbagian, yang susunan dan tugasnya akan diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara.
Pasal 9
Untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya sehari-hari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dapat dibantu oleh suatu staf ahli yang bertugas memberikan nasihat-nasihat dan pertimbangan-pertimbangan keahlian kepadanya di bidang kearsipan.
Pasal 10
1. Sesuai dengan perkembangan kebutuhan dan untuk menyelenggarakan tugas Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai bantuan kepada Pemerintah Daerah, Arsip Nasional Republik Indonesia dapat mendirikan perwakilan daerahnya di Daerah Tingkat I.
2. Pembentukan perwakilan daerah diatur dengan keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia atas persetujuan Menteri Dalam Negeri, Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara dan Menteri/Sekretaris Negara.
3. Perwakilan daerah dipimpin oleh seorang Kepala Perwakilan Daerah yang bertanggung jawab kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pasal 11
1. Unit-unit kearsipan pada lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan di tingkat pusat maupun di tingkat daerah adalah bagian integral dari keseluruhan administrasi dan organisasi lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan yang bersangkutan.
2. Hubungan kerja Arsip Nasional Republik Indonesia dengan unit-unit Kearsipan pada lembaga-lembaga negara dan badan pemerintahan di tingkat pusat dan badan-badan pemerintahan di tingkat daerah berupa koordinasi dan pembinaan yang meliputi petunjuk-petunjuk dan bimbingan dalam bidang teknik dan tatakearsipan.
BAB IV
PENGANGKATAN DAN PEMBERHENTIAN
Pasal 12
1. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia diangkat dan diberhentikan oleh presiden.
2. Para kepala pusat, sekretaris, anggota-anggota, staf ahli dan kepala perwakilan daerah diangkat dan diberhentikan oleh Menteri/Sekretaris Negara atas usul Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
3. Kepala-kepala Bidang, Kepala-kepala Bagian dan Kepala-kepala Unit Organisasi lainnya diangkat dan diberhentikan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia setelah berkonsultasi dengan Menteri/Sekretaris Negara.
BAB V
PEMBIAYAAN
Pasal 13
Anggaran Belanja Arsip Nasional Republik Indonesia dibebankan kepada Anggaran Belanja Sekretaris Negara Republik Indonesia.
BAB VI
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 14
Kelengkapan organisasi, peincian tugas, dan tatakerja Arsip Nasional Republik Indonesia ditetapkan lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia setelah berkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara.
Pasal 15
Hal-hal yang menyangkut Arsip Nasional Daerah diatur dengan keputusan tersendiri.
Pasal 16
Hal-hal yang belum cukup diatur dalam keputusan Presiden ini ditetapkan lebih lanjut dengan keputusan tersendiri.
Pasal 17
Keputusan Presiden ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 24 April 1974
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
ttd
SOEHARTO
JENDRAL TNI
Disalin sesuai dengan aslinya
Tatausaha Arsip Nasional RI.
(Drs. Sukisno Wiseno)
C. PERATURAN PEMERINTAH RI NOMOR 34 TAHUN 1979
PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 34 TAHUN 1979
TENTANG
PENYUSUTAN ARSIP
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
Menimbang:
a. bahwa volume arsip sebagai akibat kegiatan administrasi pemerintahan dan pembangunan berkembang dengan cepat seirama dengan dinamika bangsa;
b. bahwa dalam rangka meningkatkan dayaguna dan tepatguna kearsipan serta untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional seperti dimaksudkan dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971, dipandang perlu untuk mengatur penyusutan arsip dalam Peraturan Pemerintah;
Mengingat:
1. Pasal 5 ayat (2) Undang-undang Dasar 1945
2. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan poko kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964);
Memutuskan:
Menetapkan: PERATURAN PEMERINTAH TENTANG PENYUSUTAN ARSIP
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Pemerintah ini yang dimaksud dengan:
1. Arsip adalah naskah-naskah sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 undang-undang Nomor 7 Tahun 1971.
2. Arsip dinamis adalah arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf a Undang-undang Nomor 7 tahun 1971.
3. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
4. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
5. Arsip statis adalah arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971.
6. Unit kearsipan adalah unit organisasi sebagaimana tersebut dalam Pasal 8 ayat (1) Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971.
Pasal 2
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. memindahkan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
b. memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang belaku:
c. menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
Pasal 3
Pengelolaan arsip inaktif pada lembaga negara atau badan pemerintahan merupakan bagian tugas dari unit kearsipan pada lembaga negara dan badan pemerintahan yang bersangkutan.
BAB II
JADWAL RETENSI ARSIP
Pasal 4
(1) Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk jadwal retensi arsip.
(2) Arsip Nasional menetapkan pedoman untuk digunakan sebagai petunjuk dalam menentukan nilai guna arsip.
(3) Lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing wajib memiliki jadwal retensi arsip yang berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.
BAB III
PEMINDAHAN ARSIP
Pasal 6
(1) Lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan masing-masing menyelenggarakan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah keunit kearsipan sesuai dengan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap.
(2) Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif diatur oleh masing-masing lembaga negara dan badan pemerintahan.
BAB IV
PEMUSNAHAN ARSIP
Pasal 7
Lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip masing-masing.
Pasal 8
(1) Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 (sepuluh) tahun atau lebih ditetapkan oleh pimpinan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan setelah mendegnar pertimbangan panitia penilai arsip yang dibentuk olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan lpendapat dari ketua badan pemeriksa keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari kepala badan administrasi kepegawaian negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian.
(2) Pimpinan lembaga negara atau badan pemerintahan menetapkan keputusan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) setelah mendapat persetujuan kepala arsip nasional.
Pasal 9
Permusnahan arsip dilakukan secara totoal sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya dan disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan yang bersangkutan.
Pasal 10
Untuk pelaksanaan pemusnahan dibuat daftar pertelaan arsip dari arsip-arsip yang dimusnahkana dan berita acara pemusnahan arsip.
BAB V
PENYERAHAN ARSIP
Pasal 11
Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya ditetapkan sebagai berikut.
a. Bagi arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan di tingkat pusat harus diserahkan kepada arsip nasional pusat;
b. Bagi arsip yang diseimpan oleh badan-badan pemerintahan di tingkat daerah harus diserahkan kepada arsip nasional daerah.
Pasal 12
Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 11 dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun serta dilaksanakan dengan embuat berita acara penyerahan arsip yang disertai daftar pertelaan arsip dari arsip-arsip yang diserahkan.
BAB VI
KETENTUAN LAIN-LAIN
Pasal 13
(1) Lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan yang mengetahui adanya dan atau perorangan sebagimana dimaksdu dalam pasal 1 huruf b Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 serta arsip tersebut dianggap bernilai guna bagi bidang tugasnya masing-masing atau kehidupan kebangsaan pada umumnya wajib ikut menyelamatkannya dan atau melaporkan kepada arsip nasional.
(2) Berdasarkan adanya laporan dan atau karena mengetahui sendiri, arsip nsional mengambil tindakan pengamanan atau penyelamatan arsip-arsip sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sesuai dengan ketentuan Pasal 4 ayat (2) Undang-undang Nomor 7 tahun 1971.
(3) Ketentuan-ketentuan dalam Pasal 11 dan Pasal 12 berlaku bagi arsip sebagaimana dimaksud dalam ayat (1).
Pasal 14
Penyusutan arsip di lingkungan Departeman Pertahanan Keamanan karena sifat khusus tugas dan fungsinya, bilamana perlu dapat diatur dalam ketentuan tersendiri dengan berpedoman pada peraturan pemerintahan ini.
Pasal 15
Penyusutan arsip yang dimaksud dalam peraturan ini dilaksanakan dengan memperhatikan keamanan dan sifat kerahasiaan sesuai arsip.
Pasal 16
Semua pembiayaan sebagai akibat pelaksanaan peraturan pemerintah ini dibebankan pada anggaran belanja masing-masing lembaga negara atau badan-badan pemerintahan yang bersangkutan.
BABA VII
KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 17
Selama jadwal retensi arsip sebagaimana dimaksdu dalam Pasal 4 belum memiliki atau telah dimiliki akan tetapi belum mendapatkan persetujuan kepala arsip nasional, maka lembaga negara atau badan pemerintahan:
a. yang akan melaksanakan pemusnahan arsip wajib mendapat persetujuan dari badan-badan sebagaimana dimaksud dalam pasal 8.
b. yang akan menyelenggarakan penyerahan arsip wajib berkonsultasi dengan arsip nasional.
BAB VIII
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 18
Ketentuan teknis pelaksanaan peraturan pemerintah ini ditetapkan oleh kepala arsip nasional.
Pasal 19
Hal-hal yang belum diatur dalam peraturan pemerintah ini ditetapkan oleh kepala arsip nasional
Pasal 20
Peraturan pemerintah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkannya. Agar supaya setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan peraturan pemerintah ini dengan penempatannya dalam lembaran negara republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 4 Oktober 1979
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
ttd
SOEHARTO
JENDRAL TNI
Diundangkan di Jakarta
Pada tanggal 4 Oktober 1979
MENTERI/SEKRETARIS NEGARA
ttd.
Sudharmono, SH
LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 1979 NOMOR 51
PENJELASAN ATAS
PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 34 TAHUN 1979
PENJELASAN UMUM
Arsip mempunyai nilai dan rti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi lpemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban nasional serta untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur negara, telah ditetapkan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan.
Seirama dengan dinamika kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia ruang lingkup kegiatan administrasi pemerintahan dan pembangunan meningkat terus. Sebagai akibat daripada itu volume arsip berkembang dengan cepat sehingga dapat menimbulkan pelbagai masalah bekenaan dengan penyediaan anggaran, tenaga, rungan, dan perlengkapan, serta pengelolaannya.
Pada dasarnya, kegiatan penyelamatan arsip meliputi penyimpanan, perawatan, pemeliharaan, pengamanan, dan penyusutan termasuk pemindahan, pemusnahan , serta penyerahan ke arsip nasional pusat dan atau arsip nasional daerah.
Dari segala kegiatan tersebut penyusutan merupakan salah satru sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya/bertimbunynya arsip yang tidak berguna lagi. Arsip-arsip yang tidak berguna lagi itu perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna.
Dalam praktek pelaksanaannya selama ini untuk penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai guna masih dipergunakan pedoman yang termuat dalam tambahan lembaran negara (Bijblad of het
Staatblad) Nomor 7108, 71009, 7131, dan 14417 ( tentang Opruiming van overtallige bescheiden dan Vernietiging van historische waarde) yang masih dianggap berlaku berdasarkan ketentuan-ketentuan tersebut perlu disempurnakan untuk disesuaikan dengan perkembangan kehidupan kebangsaan dan penyelenggaraan administrasi yang semakin meningkat dan maju.
Oleh karena kegiatan penyusutan arsip menyangkut “penilaian” yang sifatnya subyektif dan berbeda pada setiap lembaga negara/badan-badan pemerintah yang disebabkan tugas pokok dan fungsinya yang berlainan, maka peraturan pemerintah ini bermasud untuk memberikan ketentuan-ketentuan yang dapat menjadi dasar atau pegangan untuk melaksanankan penyusutan arsip melalui tahap-tahap yang telah ditentukan. Dengan demikian, akan kterjamin usahan untuk mendapatkan keobyektifan dalam penilaian dan dapat menghindari kemungkinann musnahnya arsip yang bernilai guna ataupun yang mengandung nilai informasi tinggi.
Arti dari pada lembaga-lembaga negaran dan badan-badan pemerintahan yang dimuat peraturan pemerintah ini dan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 adalah sama dengan arti dari pada Lembaga Tertinggi Negara dan Lembaga Tinggi Negara sebagimana termaksud dalam ketetapan Majelis Permusyawaratan Rakyat Nomor IV/MPR/1978 dan ketetapan Majelis Permuswawaratan Rakyat Nomor III/MPR/ 1978; demikian juga halnya dengan perngertian instansi pemerintah, karena segala sesuatunya dikembalikan pada urut-urutan yang terdapat dalam Undang-undang Dasar 1945.
PASAL DEMI PASAL
Pasal 1
Kata istilah arsip meliputi tiga pengetian, yaitu:
a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan;
b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen;
c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
Bilamana tidak ditunjuk secara tegas, pengertian arsip dalam peraturan pemerintah ini adalah naskah atau kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan sebagaimana dimaksudkan dalam Pasal 1 Undang-undang Nomor 7 tahun 1971.
Adapun dalam perwujudannya dapat berupa tulisan, cetakan, gambar, lpeta piringan suara, pita kaset, film, dan sebagainya.
Jadi, pengertian arsip di sini mencakup arsip yang tertulis yang dapat dilihat ataulpun yang dapat didengar.
Pasal 2
Unit pengolah adalah unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi. Untuk keperluan pelaksanaan kegiatan kerjaya unit tersebut juga menyelenggarakan arsip aktif sebagai berkas kerja.
Pasal 3
Pada dasarnya, setiap lembaga negara atau badan pemerintahan mempunyai satu unit kearsipan yang ditugaskan mengelola arsip dinamis. Ruang lingkup tugas unit kearsipan disamping mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif juga menyimpan dan mengelola arsip-arsip inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (satuan kerja) dalam lingkungan lembaga negara atau badan pemerintahan masing-masing. Sehubungan dengan penyimpanan dan pengelolaan arsip inaktif tersebut bagi instansi yang lingkup tugasnya meliputi kawasan seluruh tanah air dimungkinkan membentuk unit fungsional yang menyimpan dan mengelola arsip inaktif paling banyak 3 (tiga) tingkat sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Yang dimaksud dengan tingkat dalam hal ini adalah jenjang terminal penyimpanan arsip inaktif berdasarkan kesatuan organisasi masing-masing dan bukanlah tingkat dalam arti organik.
Pasal 4 dan Pasal 5
Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. Untuk menjaga obyektivitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, jadwal retensi arsip disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari para pejabat yang benar-benar memahamikearsipan, fungsi dan kegiatan instansi masing-masing.
Dalam melaksanakan tugasnya panitia tersebut perlu mendengar pertimbangan badan pemeriksa keuangan sepanjang menyangkkut masalah keuangan dan kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang mengenai masalah kepegawaian.
Rancangan jadwal tetensi arsip yang merupakan hasil kerja panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan Kepala Arsip Nasional terlebih dahulu sebelum ditetapkan oleh Pimpinan lembaga negara/badan pemerintah yang bersangkutan sebagai jadwal retensi arsip yang berlaku untuk lingkungan organiksasi. Untuk jadwal retensi arsip pemerintah daerah perlu terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari menteri dalam negeri.
Dengan prosedur tersebut kemungkinan penyalahgunaan dalam pemusnahan arsip dapat dihindarkan, tiap-tiap perubahan jadwal retensi arsip harus menempuh prosedur yang sama seperti tersebut di atas.
Pasal 6
Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan ditetapkan dan diatur oleh lembaga negara dan badan pemerintahan masing-masing.
Pasal 7 sampai dengan Pasal 9
Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fingsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai waktu penyimpanan arsip 10 (sepuluh) tahun atau lebih, dilaksanakan dengan ketetapan Pimpinan Lembaga negara/badan pemrintah masing-masing setelah memperhatikan pertimbangan panitia penilai arsip serta dari badan pemeriksa keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan atau dari badan administrasi kepegawaian negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian dan setelah mendapatkan persetujuan dari arsip nasional.
Pemusnahan arsip kepegawaian dari badan pemerintah yang berbentuk badan usaha negara atau badan usaha lainnya yang tatakepegawaiannya diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan tersendiri tidak memerlukan persetujuan kepala badan administrasi kepegawaian negara tetapi tetap degnan memperhatikan pendapat dari arsip nasional.
Bilamana dalam penilaian arsilp yang akan dimusnahkan terdapat keragu-raguan, maka dipergunakan nilai yang paling tinggi.
Pasal 10
Cukup jelas
Pasal 11
Cukup jelas
Pasal 12
Cukup jelas
Pasal 13
Badan-badan swasta yang dimaksudkan dalam pasal ini adalah yang bidang kegiatannya mempunyai pengaruh terhadap pelaksanaan pemerintah dan atau pembangunan serta perkembangan kehidupan kebangsaaan pada umumnya, seperti badan-badan dan organisasi di bidang sosial politik atau ekonomi, ikatan Sarjana Hukum, Kamar Dagang Indonesia, dan lain sebagainya.
Pasal 14
Cukup jelas
Pasal 15
Sifat arsip dinamis pada dasarnya tertutup. Oleh karena itu, pengelolaann dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.
Sifat arsip statis pada dasarnya terbuka bilamana Lembaga Negara atau badan pemerintah menganggap harus tetap dipegang kerahasiannya, dapat tetap diperlakukan ketentuan tentang kerahasiaan surat/dokumen.
Pasal 16
Cukup jelas
Pasal 17
Cukup jelas
Pasal 18
Cukup jelas
Pasal 19
Cukup jelas
Pasal 20
Cukup jelas
TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3151
KEPUTUSAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA NO. 36/1990
LAMPIRAN I:
SURAT EDARAN BERSAMA KEPALA ARSIP NASIONAL RI DA KEPALA BADAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN NEGARA
Nomor:01/SB/1990
Nomor: 46/SE/1990
Tanggal: 8 November 1990
KEPUTUSAN MENTERI NEGARA PENDALYAGUNAAN APARATUR NEGARA
NOMOR:36/1990
TENTANG ANGKA KREDIT BAGAI JABATAN ARSIPARIS
MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
Menimbang:
a. bahwa dalam rangka membina profesionalisme, daya kreativitas dan produktivitas tenaga kearsipan, dan dalam usaha meningkatkan pelayanan serta mutu dan manfaat kearsipan, sangat diperlukan adalnya arsilparis yang ditugaskan secara penuh dalam melaksanakan kegiatan kearsipan.
b. bahwauntuk menjamin pembinaan karier dan kepangkatan, dipandang perlu menetapkan angka kredit bagi jabatan arsiparis
Mengingat:
1 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara NOmor 2964);
2. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, tambahan Lembaran Negara Nomor 3041);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 1975 tentang wewenang Pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian pegawai negeri sipil(Lembaran Negara Tahun 1975 Nomor 26, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3058);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 1977 nomor 11, tambahan lembaran negara nomor 3098), jo peraturan pemerintah nomor 15 tahun 1985 Nomor 21);
5. Peraturan pemerintah Nomor 3 Tahun 1980 tentang pengangkatan dalam pangkat pengawai negeri sipil (Lembaran negara tahun 1980 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3156);
6. Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1974 tentang Arsip Nasional Republik Indonesia.
7. Keputusan Presiden Nomor 25 tahun 1983 tentang kedudukan, tugas pokok, fungsi, dan tatkerja Menteri Negera serta susunan organisasi staf menteri negera.
Memperhatikan:
1. Surat Kepala Arsip Nasional RI Nomor KP.30.6/0058/1990 tanggal 16 Januari 1990;
2. Perimbangan Teknis kepala badan administrasi kepegawaian negara nomor K.18-25/V.2-47 tanggal 23 April 1990.
Memutuskan:
Menetapkan:
KEPUTUSAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA TENTANG ANGKA KREDIT BAGI JABATAN ARSIPARIS
Pasal 1
(1) Arisparis adalah pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah;
(2)Jabatan Arsiparis adalah jabatan fungsional;
(3) Jabatan Arsiparis dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi adalah sebagai berikut:
a. Asisten Arsiparis Madya
b. Asisten Arsiparis
c. Ajun Arsiparis Muda
d. Ajun Arsiparis Madya
e. Ajun Arsiparis
f. Arisiparis Pratama
g. Arsiparis Muda
h. Arsiparis Madya
i. Arsiparis Utama Pratama
j. Ariparis Madya
k. Arsiparis Utama Madya
Pasal 2
Bidang kegiatan jabatan Arsiparis terdiri dari
a. pendidikan yang meliputi:
1. mengikuti pendidikan formal
2. mengikuti pendidikan dan pelatihan kedinasan
b. kegiatan kearsipan, yang meliputi:
1. melakukan pengolahan dan pelayanan kearsipan
2. menilai dan menyeleksi arsip
3. memasyarakatkan kearsipan
c. pengembangan profesi kearsipan yang meliputi:
1. membuat karya tulis/karya ilmiah
2. menemukan teknologi tepat guna
3. membimbing Arsiparis di bawahnya.
d. Penunjang kearsipan yang meliputi:
1. mengajar/melatih
2. membimbing mahasiswa
3. membuat terjemahan/saduran
4. peran serta dalam kegiatan ilmiah
5. duduk dalam organisasi profesi
6. keanggotaan dalam tim penilai jabatan arsiparis
7.memperoleh gelar kesarjanaan lainnya.
8. memperoleh gelar kehormatan/genghargaan tanda jasa
Pasal 3
(1) Tugas asisten arsiparis madya, Asisten Arsiparis dan Ajun Arsiparis Muda adalah;
1. mendaftar arsip
2. membuat daftar pertelaan arsip
3. memerikan/mendeskripsikan arisp dengan bimbingan
4. membuat skema dengan bimbingan
5. membuat senarai arsip
6. membuat inventaris arsip dengan bimbingan
7. melakukan transiterasi arsip
8. memberikan layanan jasa dan bahan kearsipan dengan bimbingan
9. membuat abstaksi bahan kearsipan dengan bimbingan
10. memantau pelaksanaan sistem kearsipan dengan bimbingan
11. memberikan layanan konsultasi tentang pengenalan sumber kearsipan dengan bimbingan.
12. Menyeleksi arsip yang disusutkan dengan bimbingan
13. Melakukan penyuluhan kearsipan dengan bimbingan.
14. melaksanankan program kearsipan melalui media massa dengan bimbingan
15. menyelenggarkan pameran kearsipan dengan bimbingan.
(2) Tugas Ajun Arsiparis Madya, Ajun Arsiparis, Arsiparis Pratama, dan Arsiparis Muda adalah:
1. mendaftarkan arsip
2. membuat daftar pertelaan arsip
3. memerikan/mendeskripsikan arsip dengan bimbingan
4. membuat skema degan bimbingan
5. membuat senarai arsip
6. membuat inventaris arsip
7. menilai senarai arsip
8. menilai inventaris arsip
9. menyusun data informasi arsip pandang dengar
10. menyusun indeks informasi arsip pandang dengar
11. melakukan transipsi arsip
12. melakukan transliterasi arsip
13. membuat indeks rekaman wawancara
14. memberikan layanan jasa dan bahan kearsipan
15. membuat abstaksi bahan kearsipan
16. memantau pelaksanaan sestem kearsipan
17. membuat sistem kearsipan dengan bimbingan
18. menyempurnakan sistem kearsipan dengan bimbingan
19. memberikan bimbingan teknis kearsipan
20. mempublikasikan bahan kearsipan
21. membuat petunjuk praktis tentang cara melacak arsip/sumber sejarah
22. mempersiapkan pembuatan panduan/pedoman/petunjuk keasipan.
23. memberikan layanan konsultasi tentang pengenalan sumber kearsipan
24. memberikan layanan karya arsip program pandang dengar
25. membimbing Arsiparis yang berada di bawah jabatan
26. ikut serta dalam penysunan rancangan jadwal retensi arsip
27. ikut serta dalam menilai rancangan jadwal retensi arsip
28. menilai arsip yang disusutkan
29. menilai arsip pandang dengar
30. membuat evaluasi rekaman wawancara sejarah lisan
31. menyeleksi arsip yang disusutkan
32. membuat materi penyuluhan kearsipan
33. membuat materi apresiasi kearsipan dengan bimbingan
34. melakukan penyuluhan kearsipan
35. memberikan apresiasi kearsipan
36. melaksanakan program kearsipan melalui media massa
37. menyelenggarakan pameran kearsipan
38. membuat evaluasi penyelenggaraan pameran
Tugas Arsiparis Madya, Arsiparis Utama Pratama, Arsiparis Utama Muda, dan Arsiparis Utama Madya adalah:
1. memerikan /mendeskripsikan arsip
2. membuat skema pengaturan arsip
3. membuat inventaris arsip
4. menilai senarai arsip
5. menilai inventaris arsip
6. menyusun data arsip pandang dengar
7. menyusun indeks informasi arsip pandang dengar
8. melakukan transaksi arsip
9. melakukan transliterasi arsip
10. membuat indeks rekaman wawancara
11. memberikan layanan jasa dan bahan kearsipan
12. membuat abstraksi bahan kearsipan
13. membuat sistem kearsipan
14. menyempurnakan sistem kearsipan
15. memberikan bimbingan teknis kearsipan
16. menilai hasil pemantauan pelaksanaan sistem kearsipan
17. mempublikasikan bahan kearsipan
18. membuat petunjuk praktis tentang cara melacak arisp/sumber sejarah
19. mempersiapkan pembuatan panduan/pedoman/petunjuk kearsipan
20. memberikan layanan konsultasi tentang pengenalan sumber kearsipan
21. memberikan layanan karya arsip program pandang dengar
22. membimbing arsiparis yang berada di bawah jabatannya
23. ikut serta dalam penyusunan rancangan jadwal retensi arsip
24. ikut serta dalam menilai rancangan jadwal retensi arsip
25. menilai arsip yang disusutkan
26. menilai arsip pandang dengar
27. membuat evaluasi rekaman wawancara sejarah lisan
28. menyeleksi arsip yang akan disusutkan
29. membuat materi penyuluhan kearsipan
30. membuat materi apresiasi kearsipan
31. melakukan penyuluhan kearsipan
32. memberikan apresiasikearsipan
33. melaksanakan program kearsipan melalui media massa
34. menyelenggarakan pameran kearsipan
35. membuat evaluasi penyelenggaraan pameran
36. membuat karya tulis/karya ilmiah
Pasal 4
Untuk diangkat dalam jabatan Arsiparis seorang Pegawai Negeri Sipil harus memenuhi angka kredit yang ditentukan
Pasal 5
(1) Unsur yang dinilai dalam memberikan angka kredit terdiri dari:
a. unsur utama
b. unsur penunjang
(2) Unsur utama teridiri dari:
a. pendidikan
b. kegiatan kearsipan
c. pengembangan profesi
(3) Unsur penunjang adalah kegiatan-kegiatan yang mendukung pelaksanaan tugas arsiparis terdiri dari:
a. mengajar/melatih
b. membimbing mahasiswa
c. membuat terjemahan dan saduran.
d. peran serta dalam kegiatan ilmiah
e. duduk dalam organisasi profesi
f. keanggotaan dalam tim penilai jabatan arsiparis
g. memperoleh gelar kesarjanaan lainnya
h. memperoleh gelar kehormatan/tanda jasa
(4) Rincian dan angka kredit masing-masing unsur sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) adalah sebagai tersebut dalam lampiran 1 keputusan ini.
Pasal 6
(1) Jumlah angka kredit komulatif minimal yang harus dipenuhi oleh setiap Pegawai negeri sipil untuk dapat diangkat dalam jabatan arsiparis adalah sebagai tersebut dalam Lampiran II Keputusan ini, dengan ketentuan:
a. sekurang-kurangnya 70% (tujuh puluh persen) angka kredit berasal dari unsur utama.
b. sebanyak-banyaknya 30% (tiga puluh persen) angka kredit berasal dari unsur penunjang.
(2) Arsiparis yang mencapai angka kredit melebihi angka kredit yang ditentukan untuk kenaikan pangkat/jabatan berikutnya.
(3) Arsiparis yang telah mencapai angka kredit sebesar atau melebihi angka kredit untuk kenaikan pangkat/jabatan setingkat lebih tinggi pada tahun pertama dalam masa pangkat/jabatan yang dipangkunya, tetap diwajibkan mengumpulkan angka kredit yang derasal dari kegiatan kearsipan dan pengembangan profesi kearsipan, sekurang-kurangnya 20% (duapuluh persen) dari angka kredit untuk kenaikan pangkat/jabatan setingkat lebih tinggi pada tahun berikutnua.
Pasal 7
(1) Apabila beberapa arsiparis bersama-sama membuat suatu karya tulis/karya ilmiah di bidang kearsipan, maka pembagian kreditnya ditetapkan sebagai berikut:
a. 60% (enam puluh persen) bagi penulis utama.
b. 40% (empat puluh persen) bagi semua penulis pembantu.
(2) Jumlah penulis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf b, sebanyak-banyaknya 5 (lima) orang.
Pasal 8
(1) Pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit adalah:
a. Kepala ArsipNasional RI bagi Arsiparis Madya sampai dengan Arsiparis Utama Madya.
b.Menteri, Jaksa Agung, Pimpinan Lembaga Pemerintah Non Departemen, Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara dan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I atau pejabat lain yang ditunjuknya bagi Asisten Arsiparis Madya sampai Arsiparis Muda di lingkungan instansi masinh-masing.
(2) Dalam menjalankan kewenangannya, pejabat sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dibantu oleh:
a. Tim Penilai Jabatan Arsiparis PUsat untuk Kepala Arsip Nasional RI yang selanjutnya dalam keputusan ini disebut Tim Penilai Pusat.
b. Tim Penilai PImpinan Lembaga Pemerintah Non Departemen, Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara dan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I yang selanjutnya dalam keputusan disebut Tim Penilai Instansi.
(3)Keanggotaan Tim Penilai Pusat, Tim Penilai Instansi terdiri dari Pegawai Negeri Sipil dengna susunan sebagai berikut:
a. seorang ketua merangkap anggota
b. seorang wakil ketua merangkap anggota
c. seorang sekretaris merangkap anggota
d. sekurang-kurangnya 4 (empat) orang anggota.
(4) Pembentukan dan susunan anggota Tim Penilai ditetapkan oleh:
a. Kepala Arsip Nasional RI untuk Tim Penilai Pusat
b. Menteri, Jaksa Agung, PImpinan Lembaga Pemerintah Non Departemen, Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara dan Gubernur Kepala Daerah TIngkat I untuk /tim Penilai Instansi.
(5) Anggota Tim Penilai Pusat dan Tim Penilai Instansi adalah pejabat arsiparis dan pejabat lainnya, dengan ketentuan pangkatnya serendah-rendahnya sama dengan pangkat arsiparis yang dinilainya.
(6) Masa kerja Tim Penilai Pusat dan Tim Penilai Instansi 5 (lima) tahun.
(7) Anggota Tim Penilai yang telah menjadi Anggota Tim Penilai Pusat atau Tim Penilai Instansi dalam 2 (dua) masa jabatan berturut-turut, dapat diangkat kembali setelah melampaui tenggang waktu 1 (satu) kali masa jabatan.
(8) Dalam hal terdapat anggota Tim Penilai Pusat dan Tim Penilai Instansi yang ikut dinilai, maka Ketua Tim Penilai sebagai tersebut dalam ayat (3), dapat mengangkat anggota Tim Penilai Pengganti.
(9) Tata kerja serta tata cara penilaian Tim Penilai Pusat dan Tim Penilai Instansi ditetapkan oleh Kepala
Arsip Nasional RI.
Pasal 9
Usul penetapan angka kredit diajukan oleh:
(1) Menteri, Jaksa Agung, Pimpinan Lembaga Non Depertemen, Pimpinan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara dan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I atau pejabat lain yang ditunjuknya kepada Kepala Arsip Nasional RI bagi Arsiparis Madya sampai dengan Arsiparis Utama Madya.
(2) Kepala Pusat/Kepala Perwakilan Arsip Nasional RI di Daerah Tingkat I kepada Kepala Arsip Nasional RI atau pejabat lain yang ditunjuknya, bagi Asisten Arsiparis Madya sampai dengan Arsiparis Muda di lingkungan Arsip Nasional RI.
(3) Masing-masing pimpinan pada unit kearsipan kepada menteri, jaksa agung, pimpinan lembaga pemerintahan non departemen, pimpinan kesekretariatan lembaga tertinggi/tinggi negara dan gubernur kepala daerah tingkat I atau pejabat lain yang ditunjuknya bagi asisten arsiparis madya sampai dengan arsiparis muda di lingkungannya.
Pasal 10
Terhadap keputusan pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit sebagai tersebut pada pasal 8 ayat (1) keputusan ini tidak dapat diajukan keberatan.
Pasal 11
Angka kredit yang ditetapkan oleh pejabat sebagaimana dimaksud dalam pasal 8 ayat (1) keputusan ini, digunakan untuk mempertimbangkan kenaikan pangkat/jabatan arsiparis berdasarkan pasal 12 peraturan pemerintah nomor 3 tahun 1990.
Pasal 12
Pengangkatan dan pemberhentian pegawai negeri sipil dalam dan dari jabatan arsiparis, ditetapkan dengan keputusan pejabat yang berwenang sesuai denga peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pasal 13
(1) asisten arsiparis madya sampai dengan arsiparis utama madya dibebaskan sementara dari jabatannya, apabila dalam jangka waktu 6 (enam) tahun sejak diangkat dalam jabatan terakhir tidak dapat mengumpulkan angka kredit minimal yang diperlukan untuk kenaikan pangkat/jabatan arsiparis setingkat lebih tinggi.
(2) arsiparis utama madya dibebaskan sementara dari jabatannya, apabila dalam jangka waktu 2 (dua) tahun sejak diangkat dalam jabatannya tidak dapat mengumpulkan angka krdit sekurang-kurangnya 20 (dua puluh) yang berasal dari kegiatan kearsipan dan pengembangan profesi kearsipan.
(3) Arsiparis dibebaskan sementara jabatannya apabila:
a. sedang ditugaskan di luar jabatan arsiparis.
b. sedang menjalankan tugas belajar lebih dari 6 (enam) bulan.
c. dijatuhi hukuman disiplin pegawai negeri sipil dengan tingkat hukuman disiplin sedang atau tingkat hukuman disiplin berat.
d. diberhentikan sementara sebagai pegawai negeri sipil.
e. sedang menjalani cuti di luar tanggungan negara.
Pasal 14
Penilaian terhadap arsiparis dilakukan 2 (dua) kali dalam satu tahun, yaitu tiap bulan Januari dan bulan Juli.
Pasal 15
(1) Pegawai Negeri Sipil yang pada saat ditetapkan keputusan ini telah ditugaskan pada unit kearsipan berdasarkan keputusan pejabat yang berwenang dianggap telah memenuhi syarat untuk diangkat dalam jabatan arsiparis.
(2) Angka kredit kumulatif bagi arsiparis sebagaimana dimaksud ayat (1) adalah sebagai tersebut dalam Lampiran III keputusan ini.
Pasal 16
(1) Pegawai Negeri Sipil yang diangkat untuk pertama kali dalam jabatan arsiparis harus memenuhi syarat sebagai berikut:
(a) berijazah serendah-rendahnya Program Diploma II di bidang Kearsipan.
(b) berijazah serendah-rendahnya Program Diploma II di bidang ilmu lain setelah tamat pendidikan dan atau latihan dalam bidang kearsipan yang ketentuan dan petunjuk teknisnya ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional RI.
(c) setia unsur penilaian pelaksanaan pekerjaan dalam DP-3 sekurang-kurangnya bernilai baik.
(2) Untuk menentukan jabatan arsiparis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) digunakan angka kredit yang berasal dari pendidikan, kegiatan kearsipan dan pengembangan profesi kearsipan.
Pasal 17
(1) Untuk kepentingan dinas dan atau dalam rangka menambah pengetahuan, pengalaman dan pengembangan karir, arsiparis dapat dipindahkan dari jabatan arsiparis ke jabatan di luar arsiparis, sepanjang penempatan tersebut ada hubungan dengan fungsinya.
(2) Perpindahan Pegawai Negeri Sipil dari jabatan lain ke dalam jabatan arsiparis dapat dilakukan dengan ketentuan, bahwa di samping harus memenuhi syarat sebagaimana ditentukan dalam pasal 4 dan pasal 16 ayat (1) keputusan ini diharuskan pula memenuhi syarat sebagai berikut:
a) memiliki pengalaman di bidang kearsipan sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.
b) sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun sebelum mencapai batas usia pensiun berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
(3) Pangkat yang ditetapkan bagi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksud pada ayat (2) adalah sama dengan pangkat yang dimiliki Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan brdasarkan keputusan pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit.
(4) Pegawai Negeri Sipil yang diangkat kembali dalam jabatan arsiparis dapat menggunakan angka kredit terakhir yang pernah dimilikinya.
Pasal 18
(1) Ketentuan dalam keputusan ini ditinjau setiap 5 (lima) tahun sejak berlakunya keputusan ini.
(2) Apabila ada perubahan besar sehingga dianggap tidak sesuai lagi dengan ketentuan dalam keputusan ini, dapat diadakan peninjauan kembali sebelum asa 5 (lima) tahun.
Pasal 19
Ketentuan teknis pelaksanan keputusan ini, diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional RI dan Kepala Administrasi Negara.
Pasal 20
Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal 12 Mei 1990
Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara
ttd.
Ir. Sarwono Kusumaatmadja
