Prosedur dan Perlengkapan Kearsipan

PROSEDUR DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN
1. Prosedur filing
Ada empat lagkah dalam prosedur filing:
1. Bila anda membuka sebuah file baru, pertama-tama tentukan nama atau judul file itu. Tuliskan judul/nama itu pada sampul map dan pada bagian punggunya agar mudah dilihat dalam keadaan berdiri atau tergantung dalam lemari file.
2. Buatlah kartu indeks untuk file tersebut dengan mencantumkan informasi selengkapnya. Misalnya file itu untuk klien baru, catatlah pada kartu indeksnya nama perusahaan, alamat, nomor telepon, pemilik, direktur, pejabat penting yang berhubungan dengan kantor anda, serta tanggal di bukanya file tersebut. Simpanlah kartu indeks tersebut bersama dengan kartu-kartu indeks file lain dalam urutan yang sama dengan urutan filenya. Ingatlah bahwa kartu indeks itu mewakili semua file yang ada, karena itu haurs ada satu kartu indeks untuktiap file yang anda buat.
3. Buatlah kartu meinjam file yang harus diletakkan pada tempat penyimpanan file yang harus diletakkan pada tempat penyimpanan file pada saat file tersebut dipinjam. Berikut ini adlah contoh kartu peminjam.

KARTU PEMINJAMAN FILE
Judul                          :
Nomor                       :
Nama peminjam         :
Tgl pinjam                  :
Tgl. kembali                :


pada saat file dikembalikan angkatlah kartu peminjaman.
4. Semua berkas dalam file harus dijaga agar tetap lengkap. Bila salah satu dokumen dalam file diperlukan keluar untuk difotokopi, misalnya, buatlah catatan pada selembar formulir dan letakkanlah formulir itu pada tempat dokumen yang sedang dipinjam. Berikut adalahcontoh formulir peminjaman dokumen.
Buanglah formulir di bawah ini bila dokumen telah kembali.

FORMULIR PEMINJAMAN DOKUMEN
Nama surat/domumen                     :
Tanggal dokumen                            :
Hal                                                  :
Dipinjam untuk                                 :

Nama jelas dan paraf peminjam


(...............................................)


2. Perlengkapan Kearsipan

Ada beberapa perlengkapan yang diperlukan untuk menyimpan arsip

a. Folder
Folder adalah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup. Pada folder tersebut terdapat  tab, yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul yang bersangkutan. Kemudian, lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa hingga daya muat naskah bisa lebih banyak.
Folder terbuat dari kertas manila dengan ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya berukuran 9cm panjang dan 2 cm lebar.
Ke dalam folder tersebut diisi naskah arsip hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. Oleh karena itu, tab sebaiknya terdapat di ujung paling kanan agar mudah dilihat secara keseluruhan dalam susunan.












Gambar Folder
b. Guide













Gambar Berbagai kebutuhan pengarsipan