Faktor-Faktor yang Harus diperhatikan dalam Memilih Bentuk Surat

Dalam pemilihan bentuk surat, kita harus memperhatikan beberapa faktor seperti kemudahan kehematan, dan kesersian.

1. Faktor Kemudahan
a. Penulisan bagian-bagian surat yang berbentuk lurus lebih mudah dan lebih cepat dibandingan dengan bentuk bertekuk. Hal ini dapat dipahami karena pada bentuk lurus setiap penggantian baris tidak perlu menggeser-geser margin kiri. Perpindahan margin kiri dapat mengganggu kelancaranpengetikan. Sedangkan pada bentuk bertakuk, pengetik membutuhkan banyak waktu untuk menggeser-geser margin kiri.
b. Penulisan alamat di sebelah kiri, selain lebih mudah karena dimulai dari margin kiri yang lurus, juga memiliki posisi yang lebih leluasa ke sisi sebelah kanan sehingga kemungkinan pemenggalan bagian alamat (yang tidak layak) tidak terjadi.
c. Kemudahan bagi pembaca atau penerima surat perlu juga diperhatikan. BAgian surat yang perlu dipahami oleh pembaca dnegan sebaik-baiknya adalah isi surat. Oleh karena itu, bagian ini hendaklah disusun atas paragraf-paragraf yang mudah serta cepat di baca. Peralihan paragraf yang dinyatakan dengan spasi rangkap atau baris pertama paragraf itu dibuat bertakuk ke dalam sebanyak kurang lebih empat atau lima hentakan.

2. Faktor Kehematan
Pada penulisan surat menurut bentuk lurus penuh semua bagian surat ditulis dari garis pias kiri atau pada margin yang sama. Dilihat dari faktor kemudahan memang sangat mudah,k tetapi bentuk seperti ini menghabiskan banyak tempat halaman surat. Penggantian baris yang terus menerus dapat memadati bagian surat sebelah kri, sedangkan bagian surat sebelah kakan kelihatan kosong. Jadi slaah satu kelemahan bentuk lurus penuh adalah pemakaian halaman surat yang tidak efektif. dilihat dari faktor kehematan bentuk lurus dan setengah lurus dianggap lebih baik.