Pengertian Arsip dan Kearsipan

PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN
Arsip adalah kumpulan dokumen, misalnya surat, surat yang biasanya bernilai sejarah, yang disusun secara sistematis sehingga berhubungan satu dengan yang lain dan disimpan untuk digunakan sewaktu-waktu.
Pada dasarnya, ada dua jenis arsip, yaitu arsip transaksi dan arsip referensi. Arsip transaksi dapat diklasifikasikan dengnan menggnkan nomor atau abjad, seperti misalnya cek, surat pemesanan, atau permintaan pembelian dan faktur. Arsip referensi  memnggunakan sistem yang lebih rumit. Umumnya arsip semacam ini menggunakan klasifikasi menurut abjad dan klasifikasi menurut fungsinya. Klasifikasi menurut abjadi sangat mudah dan sederhana pelaksanaannya. Namun setelah kegiatan organisasi menjadi beragam, klasifikasi semacam ini tidak dianggap memadai lagi. Untuk itu diperlukan klasifikasi fungsional yang lebih memudahkan peyimpanan dokumen serta pencarian kembali. Klasifikasi ini dapat dikembangkan  secara fleksibel dan luas. Misalnya, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, arsip keuangan, arsip produksi, dan sebagainya. Masing-masing dapat diklasifikasikannlagi ke dalam subjudul. Misalnya arsipkepegawaian dipecah menajdi arsip gaji dan upah, arisp dana pensiun, arsip cuti dan lain-lain. Dengan kemajuan teknologi, penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan komputer maupun mikrofilm.
Kearsipan adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi malasalh dokumentasi informasi. Peingkatan kegiatan bisnis, kemajuan teknologi yang pesat serta pertambahan jumlah peraturan pemerintah adlah beberapa penyebab terjadinyaledakan informasi di dunia. Ledakan informasi ini terwujud terutama dalam bentuk banyaknya dokumen cetak yang ditemukan dalam tiap lembaga.