Penemuan kembali arsip pada prinsipnya adalah bagaimana kita dapat dnegan mudah menemukan kembali arsip atau dokumen yang disimpan dalam waktu yang cepat, walaupun kita tahu bahwa arsip tersebut tersimpan dalam jumlah yang banyak. Pada prinsipnya, penemuan kembali arsip bukan sekadar menemukan berkas-berkas dari tempatnya, tetapi kita telah berhasil menemukan informasi yang kita perlukan guna melakukan berbagai tindakan.
Untuk menemukan kembali dokumen atau arsip dalam waktu yang cepat, tentunya memerlukan cara dan sistem tertentu. Oleh karenanya, hal ini sangat berhubungan dnegan sistem penataan dan penyimpanan dokumen tersebut.
Dalam sistem kearsipan, sarana utama pencarian dokumen ialah: Indeks, kode, dan petunjuk silang. Indeks adalah kata tanggap berupa nama orang, nama lembaga, masalah, nama tempat, dan lain-lain. Kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf, huruf dnegan tanda lainnya yang mengandung suatu pengertian tertentu. Sementara itu, petunjuk silang dipergunakan dalam hubungan kata tangkap yang berupa masalah, nama orang, nama badan, atau organisasi, dan nama tempat.
Petunjuk silang maksudnya kata tangkap yang tidak kita pergunakan menunjuk kepada kata tangkap yang kita pergunakan atau kata tangkap yang kita pergunakan menunjuk hubungan dnegan kata tangkap yang juga kita pergunakan. Contoh:
Mohammad Irfan
lihat
Irfan, Mohammad
Maksudnya, dalam kesehariannya ia sering disebut Mohammad. Akan tetapi, mengingat banyaknya nama tersebut untuk keperluan pencarian danfiling kita, kata tangkap yang kita ambil ialah Irfan.
Kemudian, kode yang dipergunakan ialah kode desimal yang didasarkan atas Dewey Decimal Classification (DDC). Dalam kode decimal ini, setiap kode utama dapat dipecah ke dalam persepuluhan dan seterusnya sampai sembilan angka. Contoh:
Kepegawaian
000 Arsip umum kepegawaian
100 Inventarisasi
200 Perencanaan
300 Pengerahan tenaga
400 Pengangkatan
500 Kesejahteraan
600 Kenaikan Pangkat
700 Pendidikan dan pelatihan
800 Pensiun
900 (disediakan untuk keperluan mendatang).
Kode ini memudahkan kita untuk mengingatnya karena bersifat desimal. Bagaimanapun panjangnya nomor kode yang dipakai, kita akan denganmudah mengetahui arti kode utamanya. Misalnya: 423.321. Dari deretan enam angka ini kita mengetahui kode utamanya adlaah angka 4 di depan. Dengan demikian, kode ini mengarah pada pengangkatan pegawai.
Pola baru sistem kearsipan dapat diterapkan kepada berbagai sistem filing sebagai berikut.
1. Penemuan arsip dalam sistem abjad
Dalam sistem inidokumen atau arsip diatur berdasarkan nama orangatau nama organisasi. Biasanya, alphabetical filing system dipergunakan untuk mengatur dokumen atau arsip pegawai yang bersifat individual. Semua dokumen mengenai seorang pegawai disimpan dalam satu folderdan bersama sama dnegan folder lain disimpan secara abjad berdasarkan nama pegawai itu.
Namun, ada kalanya dokumen atau arsip yang diterima atau dikirim oleh suatu instansi disusun berdasarkan nama badan atau organisasi yang menerima tau mengirimnya. Dalam hubungan ini yang menjadi sarana penemuan kembali ialah nama badan atau organisasi.
2. penemuan arsip dalam sistem tanggal
3. Penemuan arsip dalam sistem nomor
Dalam sistem ini susunan dokumen atau arsip dalam file diatur berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluhan, juga memrlukan guide dan folder. Susunan folder adalah menurut tingkat nomor/kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat penmecahan dari yang besar sampai kepada yang lebih kecil. Adapun sarana utama penemuan kembai ialah nomor/kode desimal.
4. penemuan arsip dalam sistem wilayah
Dalam sistem wilayah, susunan dokumen diatur berdasarkan nama tempat. Hal ini sama dengan sistem subjek atau sistem nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan wilayahnya. Misalnya:
Indonesia (negara)
Jawa Barat (Provinsi)
Sumedang (kabupaten)
Dalam sistem wilayah, dekumen yang diisimpan dalam folder, dapat berupa dokumen tentang nama langganan atau pegawai. Oleh sebab itu, sistem wilayah dapat dikombinasikan penggunaannya dengan sistem abjad, bahkan dengan sistem subjek.
5. penemuan arsip dalam sistem subyek/pokok masalah
Penemuan arsip dengan sistem subjek semua dokumen atau arsip disusun dan dikelompokkan berdasarkan judul masalah. Satu masalah dapat dipecah dalam sub masalah, sub-sub masalah dapat dipecah lagi. Demikian seterusnya hingga mencapai maslaah terkecil. Contoh:
Kepegawaian (Masalah I)
Inventarisasi (masalah II)
Jabatan (Masalah III)
Perencanaan (Masalah I)
Karir (Masalah II)
Penyusunan dokumen tersebut memerlukan folder dan guide. Guide dan folder diberi tanda atau label untuk menempatkan judul masalahnya. Dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder yang sudah diberi label. Demikian pula setiap dokumen yang ada dalam folder dituliskan judulnya pada pinggir atas sebelah kanan.
Adapun susuna judul masalah baik yang terdapat dalam petunjuk (guide) maupun folder hendaklah mengikuti tingkat-tingkat judul maslaah yang diatur mulai dari sebelah kanan untuk masalah I hingga ke sebelah kiri untuk masalah II, III, dan sebagainya. Sebagai sarana utama penemuan kembali dipergunakan judul masalah.
No comments:
Post a Comment