MACAM-MACAM SISTEM PENGARSIPAN (SISTEM FILING)

MACAM-MACAM SISTEM PENGARSIPAN (SISTEM FILING)

1. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem pengurutan berdasarkan susunan huruf nama orang atau nama perusahaan klien, misalnya:

Aseli Motor
Asean Motor
Asean Makmur
Asean Aceh Fertilizer
Asean Indonesia, PT

Apabila kita memilih nama orang, nama yang dipakai adalah nama keluarganya, sedangkan nama kecil hanya disebutkan inisialnya.
contoh:

Suryani, B
Tundara, Tutun
Yolanda, Ina

Kesulitan utama menggunakan sistem abjad terutama untuk nama orang Indonesia, karena:
1. tidak semua suku di Indonesia menggunakan nama keluarga, sehingga sering timbul keraguan apakah kita memakai nama keluarga atau nama kecilnya, misalnya Ali wardhana, Amir Mahmud, dan sebagainya.
2. Banyak nama Indonesia yang tidak disesuaikan dengan ejaan yang disempurnakan, misalnya Djodjohadikusumo, ada orang yang menuliskan joyohadikusumo.

Untuk mengatasi kelulitan tersebut, perlu disusun pedoman khusus yang memberikan petunjuk dan harus diikuti secara konsisten oleh pemakainya.

2. Sistem  Nomor
Sistem nomor, yaitu sistem pengurutan atas dasar nomor urut dokumen, misalnya nomor invoice, atau nomor kode dokumen yang lain. Dalam sistem ini diperlukan  guide dan folder. susunan guide dan folder adalah menurut tingkatan nomor/kode klasifikasi yang disusun dari sebelah kanan mulai dari perincian pertama sampai ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat perincian yang lebih kecil.

3. Sistem tanggal
Sistem tanggal, yaitu sistem pengurutan berdasarkan urutan waktu, misalnya tahun, bulan, dan tanggal dokumen. Yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian diikuti bulan dan tanggal dalam tahun yang bersangkutan. Sistem ini dilakukan jika dokumen merupakan rangkaianyang menyangkut satu masalah yang sama dan berasal dari organisasi yang sama pula; Perbedaannya hanya didasarkan kepada tanggal surat. Oleh karena itu, indeksnya mungkin nama instansi atau maslaah yang sama, tetapi judulnya adalah tanggal. Penuglisan ideksnya adlaah: tanggal -- bulan-- tahun atau sebaliknya tahun -- bulan -- dan tnaggal. Bentuk tulisannya harus angka.
Contoh:
150503 yang menyatakan tanggal 15 bulan kelima (Mei) tahun 2003.

4. Sistem wilayah
Sistem wilayah, yaitu pengurutan menurut tempat, misalnya tiap provinsi, atau tiap kota asal dokumen atau tempat domisili perusahaan klien. Susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan wilayah dari yang terbesar hingga ke yang paling kecil (negara, provinsi, kabupaten, dan seterusnya).

5. Sistem subjek/pokok masalah
Pada sistem ini, dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan masalah. Satu masalah dapat dipecah ke dalam sub maslaah sampai kepada masalah yang  terkecil. Dalam penyusunannya dokumen tersebut selain diperlukan folder, juga diperlukan guide. guide dan folder diberi label untuk menempatkan judul masalah.
Dokumen-dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder yang sudah diberi label yang dituliskan judulnya pada pinggri atas sebelah kanan secara horizontal. Susunan judul maslaah, baik yang terdapat pada guide maupun folder, hendaklah mengikuti tingkat permasalahan yang diatur dari sebelah kanan untuk masalah i dan seterusnya, maslah 2 sampai ke sebelah kiri laci file-cabenet.