ARTI DAN KEGUANAAN BAGIAN-BAGIAN SURAT

ARTI DAN KEGUANAAN BAGIAN-BAGIAN SURAT
1. Kepala (Kop) Surat
Kepala surat yang lengkap terdiri atas
a. nama instansi
b. alamat lengkap
c. nomor telepon
d. nomor kotak pos
e. alamat kawat, dan
f. lambang atau logo.
Nama instansi ditulis dengna huruf kapital. Alamat instansi, termasuk di dalamnya telepon, kotak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan hruuf awal kata kapital, kecuali kata tugas.
Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi itu berada.
Contoh:
YAYASAN patra gading
Jalan Bah Jaksa No.1 Bandung
Kotak pos 2234 Telepon 235032, 233432, 234434

Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan menggunakan huruf kapital.
Contoh:
YAYASAN patra gading
Jalan bah jaksa, No.1 Bandung
Kotak pos 2234 Telepon 235032, 233432, 234434

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat kepala surat:
1. Janganlah menyingkat nama instansi
2. Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. atau Jl.
3. Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat jangan ditulis dengan telpon atau telp.

2. Nomor Surat, Perihal, dan Lampiran
Kata nomor, perihal, dan lampiran ditulis dengan diawali huruf kapital kemudian diakhiri dengan tanda titik dua yang ditulis dengan estetik ke bawah dan sesuai dengan panjang pendeknya akta  itu.
Penulisan kata Nomor dan Lampiran dapat disingkat dengan No. dan Lamp., tetapi harus taat asas. Jika, kata nomor ditulis lengkap, kata lampiran pun ditulis lengkap. Jika  kata nomor disingkat menjadi No. kata lampiran juga harus disingkat menjadi lamp.
Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis singkat, jelas, dan lugas. Meskipun demikian, pokok surat hendaklah dapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat.
Kata lampiran atau lamp. diikuti tanda titik dua disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan tidak diakhiri dngan tanda baca lain. Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis  dengan huruf kapital.
Contoh penulisan lampiran yang tidak dianjurkan.
Lampiran: 1 berkas
Lamp.: 1 (satu) berkas
Contoh penulisan yang dianjurkan.
Lampiran: Satu berkas
Lamp.: Satu berkas

Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain. Pokok surat hendaklah dapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat.
Penulisan hal yang tidak dianjurkan:
1. Hal : Permohonan pengadaan buku pelajaran untuk keperluan guru-guru bidang studi
2. Hal: Perpanjangan Herregistrasi
3. Hal: PERMINTAAN BAHAN BAKU
Penulisan hal yang dianjurkan:
1. Hal: Permohonan pengadaan buku
2.Hal: Perpanjangan herregistrasi
3. Hal: Permintaan bahan baku
Kata nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengiriman surat. Nomor surat dan kode yang dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung. Penulisan nomor dan kode surat yang salah:
Nomor: 220/A/PPNKI/1990.--
No.: 23/U/PPNKI/1980
Penulisan yang benar adalah sebagai berikut
Nomor: 220/A/PPNKI/1990
No.: 23/U/PPNKI/1980

Penulisan nomor dan kode surat itdak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi dapat pula dengan angka. Misalnya:
Nomor: 23.23.15.05.00
Nomor: 23-23-15-05-00

3. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan hruf, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota karena nama kota itu sudah tercantumpada kepala surat. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apapun, seperti tanda titik, titik koma, titik, dan garis hurung. Selain itu, perlu diperhatikan hal berikut.
1. Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, misalnya Januari, Februari, Maret, atau November, bukan Jan., Feb., Mar., Nov.
2. Nama bulan hendaknya ditulis dengan cermat, misalnya Februari, November, bukan Pebruari, Nopember.

Cara penulisan tanggal surat.

KEPALA SURAT

10 Mei 2000

Contoh kesalahan penulisan tanggal surat.

KEPALA SURAT
Bandung, 10-5-2000



4. Alamat Surat
Cara penulisan alamat surat ada dua macam bentuk, yaitu:
1. alamat surat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat
2. alamat surat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian hal atau sebelum salam pembuka
Pemulisan alamat surat di sebelah kiri atas lebih menguntungkan dari pada penulisan alamat di sebelah kanan atas. Hal ini karena kemungkinan pemenggalan tidak ada sehingga alamat yang panjang pun dapat dituliskan.
Dalam penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut.
1. Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai dnegan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama)
2. Nama diri penerima surat diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.
3. Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informatif
4. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup dituliskan Yth.  dnegan huruf awal kapital disertai tanda titik singatan itu. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi  sebagaipenghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Apalagi  kalau diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan asal.
5. Kata sapaan seperti ibu, bapak, saudaradigunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. Jikan digunakan kata bapak pada awal peenrima, kata itu hendaknya ditulis lpenuh, yaitu bapak, dnegan huruf awal kapital dan tanpa tanda titik atau tanda bapa apa pun pada akhir kata itu. Kata saudara cukup ditulis Sdr. dengna huruf awal huruf kapital dengan  tanda titik pada akhir singatan itu. Kata Ibu hendaknya ditulis penuh Ibu dngan huruf awal huruf kapital tanpa tanda titikatau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.
6. Jika naam orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Drs. Ir. atau pangkat seperti kapten atau kolonel kata sapaan Ibu, Bapak, dan Sdr. tidak digunakan.
7. Jika yang dituju naam jabatan seseorang kata sapaan tidak digunakan agar tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
8. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu, Jalan dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu. Nama jalan atu gang, nomor, RT, dan RW ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat. Nama kota atau wilayah perlu naam provinsi, tidk ditulis dengan huruf kapital semua, tetapi ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan tidak digarisbawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun, seperti tanda titik dan tanda hubung.
9. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jawabatannya, atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansi.
Contoh penulisan alaamt yang tidak dianjurkan:

a. KEPADA
Yth. Bpk. Drs. Medi
Kepala Bagian Produksi
PT. RINEKA PARMA
BANDUNG

B. Kepada
     Sdr. Ir. Atang Suparman
     Jl. Lobak 4
     BEKASI

Contoh penulisan alamat yang diajurkan:
a. Yth. Drs. Medi
     Kepala Bagian Produksi
     PT Rineka Parma
      Bandung

b. Yth. Sdr. Atang Suparman
     Jalan Lobak 4
     Bekasi

5. Salam
Pada penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu
1. Salam pembuka
2. Salam penutup
Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dengan penerima surat.
Salam lpembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.
Salam pembuka yang sangat lazim digunakan adalah ungkapan dengan ormat dengan ketentuan sebagai berikut
1. Huruf pertama kata dengan pada ungkapan sama  itu haru s ditulis dengan huruf kapital
2. Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dnegan hurf kecil, bukan huruf kapital]
3. Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik, tanda seru, atau titik dua.
Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah
Salam sejahtera,
Saudara...,
Saudara...yang terhormat,
Ibu...yang terhormat,
Bapak...yang terhormat,
Di samping itu, terdapat salam pembuka yang bersifat khusus, seperti:
Assalamualaikum W.W.,
Salam Pramuka,
Salam perjuangan,
Merdeka
Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan Hormat!. Salam Sejahtera; Saudara Tutui yang Terhormat.
Penulisan ungkapan salam pembuka yang cermat adalah
Dengan Hormat,
Salam sejahtera,
Saudara Tuti yang terhormat,
Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut.
1) Huruf pertama kata hormat, salam, dan wasalam ditulis dengan huruf kapital.
2) Pada akhir penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik atau tanda baca lain, atau tanda-tanda apa-apa.
Penulisan ungkapan salam penutup  yang tidak cermat adalah
Hormat Saya.
atau tanda baca lain, atau tanpa tanda apa-apa.
Penulisan ungkapan salam penutup yang tidak cermat adalah
Hormat Saya,
Hormat Kami!
Salam Takzim,
Wasalam-
Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah
Hormat saya,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,

6. Isi Surat
Secara geris besar isi surat terbagi, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi dan bagian ketiga merupakan paragraf penutup.
Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberitahukan. Paragraf pembuka berisikan pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan.
Contoh:
1) Kami ingin memberitahukan kepada Saudara behwa...
2) Salah satu kegiatan Proyek Penelitian adalah meneliti sastra lisan Sunda. Sehubungan dengan  itu,...
3) Pada tanggal 14-18 Juli 1990 kami akam mengadakan Penataran Kebahasaan I. Tujuan penataran itu
    adalah sebagai berikut.
4) Himpunan Pembina Bahasa Indonesia akan menyelenggarakan Seminar Pengajaran Bahasa Indonesia,       pada tanggal 5-6 November 1978, di Wilayah Samudra, Jalan Daksinapati BArat IV, Rawamangun, Jakarta.
5) Dalam salah sebuah media massa terbitan Jakarta, kami telah membaca bahwa rumput laut telah dibudidayakan. Sehubungan dengan itu, kami ingin mendapatkan informasi tentang perbudidayaan rumpur laut itu.

Di samping itu, paragraf pembuka berisi balasan (jawaban) seperti dalam contoh berikut:
1) Pertanyaan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 10 Januari 1986, No.05/Dilat/I/1986 akan kami jawab sebagai berikut.
2) Surat Anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.
3) Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 1989, No.29/H/PU/1989, bersama    ini  kami kirimkan seberkas surat perjanjian kerja.
Dalam paragraf isi dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Namun, isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.
Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Contoh paragraf penutup:
1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2) Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.
3) besar harapan kami, Saudara dapat memanfaatkan sumbangan kami.
4) Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.
Contoh ketidakcermatan dalam penulisan paragraf penutup seperti tertera di bawah ini.
1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
2) Demikian harap maklum.
3) Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu terima kasih.
4) Sambil menunggu kelengkapan data dan persyaratan tersebut di atas kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerja samanya yang baik selama ini.
5) Demikian agar petunjuk Bapak Kepala Badan tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.
6) Demikian  pemberitahuan kami dan atas perhatian serta kerja sama Saudara, di samping terima kasih.
Penulisan paragraf penutup itu dapat dicermatkan sebagai berikut.
1) Atas perhatian Saudara (Bapak), kami ucapkan terima kasih.
2) Ungkapan Demikianlah harap maklum sebaiknya diubah menjadi Atas perhatian Saudara (Bapak), kami ucapkan terima kasih.
3) Atas perhatian dan kerja sama Saudara (Bapak), kami ucapkan terima kasih.
4) Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.
5) Kami mengharapkan Saudara agar melaksanakan petunjuk Kepala Badan dengan  sebaik-baiknya.
6) Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

7. Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda di bawah salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal berikut.
1) Penuilisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama.
2) Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
3) Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.
Contoh:
Yang dianjurkan Yang tidak dianjurkan
1) Drs. M. Darum
     Kepala

2) Kepala,

    Drs. M. Darum (Drs. M. Darum)
    NIP 130130130 Kepala
Drs. M. Darum
NIP. 130130130

8. Tembusan Surat
Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf kapital (Tembusan) diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Tulisan Tembusan diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi.
Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan surat yang bersangkutran.
Ketentuan isi tembusan itu adalah sebagai berikut.
1) Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu, tidak diberi nomor.
2) Pihak yang diberi tembusan hendaklan nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.
3) Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapam Kepada Yth. atau Yth.
4) Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan atau ungkapan lain yang mengikat.
5) Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan Arsip atau Pertinggal karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.

Contoh:
Penulisan tembusan yang tidak dianjurkan.
1) TEMBUSAN
     1.  Kepada Yth. Bapak Kepala
          Pengendalian Mutu (sebagai laporan)
     2. Arsip

2) Tembusan yang terhormat:
     Bapak Kepala Badan Pengujian
     (sebagai laporan)

3) Tembusan
     Yth. Kabag Perlengkapan agar mengatur jam keberangkatan kendaraan
4) Tembusan:
    1. Kepada yth. Direktur
        Pemilihan Bahan (sebagai laporan)
    2. Yth. Kepada Bagian Perlengkapan
        (untuk dilaksanakan)
    3. Sdr. Dra. Sabaindah
    4. Pertinggal.-
Penulisan tembusan yang dianjurkan
Tembusan:
Kepala Badan Pengujian
Tembusan:
Kepala Bagian Perlengkapan
Tembusan:
1. Direktur Pemilihan Bahan
2. Kepala Bagian Perlengkapan
3. Dra. Sabaindah

9. Inisial (Sandi)
Inisial (sandi) ditempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan (kalau ada). Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan selingkung pengirima surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.
Contoh: HA/Er
             HA singkatan nama pengonsep Hidayah Asmuni
             Er singkatan nama pengetik Erwin