Organisasi Kearsipan

ORGANISASI KEARSIPAN:
Kearsipan merupakan bagian yang sangat penting dalam sebuah lembaga. Sistem kearsipan yang rapi menandakan bahwa lebaga tersebut bergerak secara profesional. Oleh karena itu, organisisasi kearsipan merupakan hal penting dalam terselenggaranya sistem kearsipan yang baik.
Dalam pinyimpanan arsip dianus asas sentralisasi, desentralisasi, dan asas gabungan.
1. Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi ialah semua arsip semi/inaktif yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dan jarang dalam berbagai kegiatan lembaga sehari-hari, harus dipindahkan ke pusat arsip, agar dapat disimpan dandipelihara dnegan baik.
Arsip yang demikian dapat digolongkan kepada:
a. arsip yang berguna untuk alat pengingat (penting, semi permanen)
b. arsip yang berguna untuk selama-lamanya (vital, permanen)

2. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi ialah semua arsip (aktif) yang masih diperlukan langsung dan sering dalam kegiatan kantor sehari-hari disimpan dalam file kerja pada masing-masing unit yang ada dalam struktur organisasi. Arsip-arsip (aktif) dalam file kerja unit-unit dapat diawasi melalui kartu kendali/agenda yang terdapat pada unit arsip.
3. Asas Gabungan
Asas gabungan merupakan tata cara penyimpanan dnegan memasukkan kebaikan kedua asas tersebut dan berusaha untuk mengatasi kelemahan dari kedua asas tersebut.