Macam, Fungsi, Nilai Guna, Tujuan, Syarat petugas Kearsipan

MACAM DAN FUNGSI ARSIP
Menurut fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.
Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai kriteria untuk arsip dinamis, sebenarnya arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi:
1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan daris uatu organisasi/kantor.
2. Arsip semiaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
3. Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan adnisistrasi sehari-hari.

C. NILAI GUNA KEARSIPAN
Nilai guna arsip diketahui dengan prekuensi pemakaian. Berdasarkan kepentingannya, arsip dapat dibedakan menjadi nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
1. Nilai Guna Primer
Nilai guna primer adalah nilai guna arsip berdasarkan kegunaannya bagi pelasanaan dan fungsi lembaga pembuat arsip. Nilai guna primer ini meliputi:
a. Nilai guna administrasi
Nilai guna adminsitrasi adalah nilai guna yang didadaskan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pembuat arsip. Dengan demikian hal ini berkaitan dengan segala sesuatu pelaksanaan kegiatan.
b. Nilai guna hukum
Arsip memiliki nilai guna hukum apabila didalamnya berisikan berbagai keputusan, perjanjian, bukti, dan lain-lainnya.
c. Nilai guna keuangan
Dalam sebuah lembaga, tentunya sering melakukan berbagai kegiatan yang berkaitan dengan uang. Berbagai transaksi tersebut diarsipkan dengan baik guna menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
d. Nilai guna ilmiah
Arsip bernilai guna ilmiah bila didalamnya beriskan data-data ilmiah.

D. TUJUAN KEARSIPAN
Tujuan dari sistem kearsipan adalah untuk mempermudah penyimpanan dan penelusuran atau pencarian kembali informasi yang dianggap penting dalam sebuah lembaga. Sistem kearsipa yang efektif menjamin pencarian kembali informasi secara efisien, cepat, dan tepat, sehingga dapat berperan  dalam pengambilan keputusan. Efektif atau tidaknya sistem  kearsipan bergantung lpada rancangan sistem itu. Rancangan sistm mengidentifikasi dan menyeleksi informasi yang sesuai dengan kebutuhan lembaga, serta menetapkan cara pengatuan dan pencarian kembali.



E. SYARAT PETUGAS ARSIP
Untuk dapat melaksanakan tugasnya, seorang petugas arsip harus memenuhi berbagai syarat, yaitu:
1. Mmeiliki pengetahuan di bidangnya
2. Memiliki pengetahuan umum, terutama yang menyangkut maslaah surat menyurat dan arsip
3. Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansiya, yaiut organisasi beserta tugas-tugas para staf.
4. Memiliki pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.
5. Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang berlaku di dalam organisasi tersebut.
6. Memiliki ketekunan, kejujuran, serta loyal kepada lembaga sehingga dapat menjamin kerahasiaan organisasi.